CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG

1.    1. Trình độ tổ chức quản trị và tổ chức sản xuất

Đây là những nhân tố tác động trực tiếp, liên tục đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.

Các yếu tố sản xuất như nguyên vật liệu, kỹ thuật – công nghệ thiết bị và người lao động dù có ở trình độ cao nhưng không biết tổ chức quản lý tạo ra sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng ăn khớp giữa các khâu, giữa các yếu tố của quản trị sản xuất thì không thể tạo ra một sản phẩm có chất lượng cao được.

Chất lượng sản phẩm phụ thuộc rất lớn vào cơ cấu và cơ chế quản trị, nhận thức hiểu biết về chất lượng và trình độ của cán bộ quản lý, khả năng xây dựng chính xác mục tiêu, chính sách chất lượng và chỉ đạo tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch chất lượng.

Từ thực tiễn khoảng 80% các vấn đề về chất lượng do khâu quản trị gây ra. Vì vai trò của quản trị chất lượng đối với chất lượng sản phẩm quan trọng như vậy nên Tổ chức thương mại quốc tế (WTO) đặc biệt nhấn mạnh vai trò của việc xây dựng hệ thống quản trị định hướng chất lượng theo tiêu chuẩn Bộ ISO 9000 và  quản trị chất lượng toàn diện (TQM).

2.    2. Lực lượng lao động

Lực lượng lao động là nhân tố ảnh hưởng có tính chất quyết địnhđến chất lượng sản phẩm. Trình độ chuyên môn và ý thức kỷ luật, tinh thần lao động hợp tác của đội ngũ lao động tác động trực tiếp đến khả năng có thể tự mình sáng tạo ra sản phẩm, kỹ thuật công nghệ với chất lượng ngày càng hoàn hảo hay không? Có làm chủ được kỹ thuật công nghệ nhập ngoại để sản xuất ra sàn phẩm với chất lượng mà kỹ thuật công nghệ quy định hay không? Có khả năng ổn định và nâng cao dần chất lượng sản phẩm với chi phí kinh doanh chấp nhận được hay không?

3.    3. Khả năng về kỹ thuật công nghệ.

4.    4. Nguyên vật liệu và hệ thống tổ chức bảo đảm chúng

Đây là yếu tố cơ bản của đầu vào có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩm vì nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào cấu thành sản phẩm. Muốn có sản phẩm đạt chất lượng (theo yêu cầu của thị trường, thiết kế…) thì nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm phải đảm bảo những yêu cầu về chất lượng. Mỗi sản phẩm được tạo ra từ những nguyên vật liệu khác nhau, vì vậy chủng loại, cơ cấu tính đồng bộ của chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do đó doanh nghiệp còn kiểm tra chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu khi mua nhập kho trước khi sử dụng, đảm bảo đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng kỳ hạn, có như vậy sản xuất mới chủ động ổn định quá trình sản xuất và thực hiện đúng kế hoạch chất lượng. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải quan tâm đặc biệt đến khâu dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu, tránh không để cho nguyên vật liệu xuống cấp. Ngoài ra chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp còn phụ thuộc rất lớn vào việc thiết lập được hệ thống cung ứng nguyên vật liệu trên cơ sở tạo dựng mối quan hệ lâu dài hiểu biết tin tưởng lẫn nhau giữa người sản xuất và người cung ứng.

Theo TS. Nguyễn Thị Thu (Đại Học Kinh Tế Quốc Dân)

CÁC YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA TIÊU CHUẨN ISO 9001

- Xác định hệ thống quản lý chất lượng

- Mục tiêu chất lượng

- Xác định trách nhiệm quyền hạn

- Thông tin nội bộ

 - Đào tạo

 - Cung cấp cơ sở hạ tầng

 - Môi trường làm việc

 - Hoạch định tạo sản phẩm

- Xác định các yêu cầu của khách hàng

- Kiểm soát Thiết kế

- Kiểm soát Mua hàng

- Kiểm soát sản xuất/cung cấp dịch vụ

- Kiểm soát thiết bị đo lường

- Đo lường sự thoả mãn của khách hàng

- Đánh giá nội bộ

- Đo lường sản phẩm

- Theo dõi các quá trình

- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Phân tích dữ liệu

- Hành động khắc phục

- Hành động phòng ngừa

- Xem xét của lãnh đạo

KHÁI NIỆM “MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG” KHI TRIỂN KHAI ISO 9001

Khái niệm “mục tiêu chất lượng” là một khái niệm thường gây ra tranh luận khi các doanh nghiệp triển khai ISO 9001. Khái niệm này kết hợp một sự “chủ quan” (như trong khái niệm chất lượng) với một nội dung mà đáng ra là rất rõ ràng (mục tiêu). Một khái niệm tốt hơn rất nhiều có thể được sử dụng có thể là “mục tiêu định lượng được”, vì như vậy không cần nhiều các sự diễn giải. Bản thân chữ “chất lượng” ở trong đó làm cho vấn đề trở nên “mù mờ” và làm cho nhiều người muốn giới hạn sự chủ đề của các mục tiêu chất lượng.

Về thực chất, chất lượng được phản ảnh trong mọi hoạt động mà một tổ chức thực hiện, và mục tiêu chất lượng có thể là mất kỳ mục tiêu nào có thể đo lường được và liên quan đến sự thành công của tổ chức. Một mục tiêu chất lượng có thể liên quan đến tài chính, đến phản hồi khách hàng, đến an toàn lao động, hiệu suất, tốc độ cải tiến - đổi mới.

Khi lựa chọn các mục tiêu chất lượng, tổ chức nên xem xét đến những yếu tố có ảnh hưởng nhiều nhất đến sự thành công của mình. Câu hỏi về việc liệu các mục tiêu này có gắn với các chủ đề truyền thống của kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng là không cần thiết.

Theo Craig Cochran -  Quality Standards & Tools

MỘT SỐ QUÁ TRÌNH DẠNG QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI và QUẢN TRỊ SỰ CẢI TIẾN

Theo: Arthur Andersen - Global Best Practices

13 QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ CHÍNH YẾU TRONG DOANH NGHIỆP

Các nhà nghiên cứu đã đúc kết rằng có 13 quá trình (process) chính yếu  và khoảng 140 quá trình nhỏ (sub- process) được áp dụng trong các doanh nghiệp trên thế giới.

13 quá trình chính yếu đó được phân thành 2 loại: Operating Procesess và Management Processes (Xem hình):

Hình 1: Operating Processes

Hình 2: Management Processes

Trần Minh Hoàng - QMSVN

Tài liệu Tham khảo: 

1. Arthur Andersen - Global Best Practices

2. Business Process Management Practical Guidelines

VÀI ĐIỀU SUY NGHĨ VỀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG ISO 9001: 2008

Thực hiện chủ trương của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước; theo đó, Bộ Tài chính đã có Quyết định số 1818/QĐ-BTC ngày 29/7/2011 về việc công bố Mô hình khung (MHK) hệ thống quản lý chất lượng đối với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; Tổng cục Thuế có Công văn số 3113/TCT-VP ngày 31/8/2011 về việc xây dựng Hệ thống QLCL theo MHK áp dụng cho hệ thống ngành thuế.

Bước vào những ngày đầu triển khai thực hiện, hầu như khái niệm về ISO ngay cả Ban chỉ đạo cũng chưa hình dung được công việc cụ thể phải làm gì? Làm như thế nào? Tính năng và hiệu quả ra sao? Hàng loạt các câu hỏi đặt ra cho những ai mới triển khai thực hiện hệ thống chất lượng ISO. Thế nhưng qua đơn vị tư vấn đã truyền đạt nội dung chủ yếu về“ Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) trong dịch vụ hình chính công” thì vấn đề trả lời các câu hỏi đặt ra được giải quyết và đây thật là cần thiết cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (đặc biệt là cơ quan thuế)

Thiết nghĩ những vấn đề xoay quanh việc phục vụ lợi ích chính đáng cho nhân dân, đúng yêu cầu, mục đích về thủ tục hành chính, đồng thời tuân thủ những quy định của Nhà nước để phục vụ tốt cho công dân là điều cần thiết của mỗi cán bộ, công chức nói chung và ngành Thuế nói riêng. Đây là dấu mốc quan trọng trong việc nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính thuế trong giai đoạn hiện nay.

Giờ đây khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) 9001:2008, chúng ta cùng ghi nhận rằng: Các giải quyết các thủ tục hành chính cho mọi người đáp ứng được các yêu cầu, thời gian đảm bảo theo quy định hoặc sớm hơn, chất lượng công việc được nâng lên rõ rệt, trách nhiệm cá nhân được gắn với công việc phân công; các văn bản quy phạm pháp luật (Danh mục tài liệu bên ngoài) được cập nhật thường xuyên có hệ thống, khoa học, dễ tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật khi cần xử lý những vấn đề cụ thể; việc lưu trữ hồ sơ được hệ thống hóa, sắp xếp theo tệp có mã hóa và rất thuận lợi cho công tác tìm kiếm hồ sơ lưu trữ.

Từ những tính năng và hữu ích, tiện lợi nêu trên để cho chúng ta có nhìn và suy nghĩ đúng đắn về thực hiện hệ thống chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác quản lý thuế. Cũng qua áp dụng hệ thống ISO mà vai trò trách nhiệm trong công việc của công chức thuế ngày một tăng cao, ý thức trách nhiệm với người nộp thuế ngày được cải thiện nhiều. Và đây cũng là những điều cam kết của cơ quan thuế đối với người nộp thuế khi thực hiện nhiệm vụ.

Để ngày được hoàn thiện, đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý hiện nay, đòi hỏi chúng ta phải thường xuyên cập nhật những văn bản quy phạm pháp luật mới vào hệ thống chất lượng ISO và tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ để nhìn thấy những điểm không phù hợp, trên cơ sở đó đề xuất với Đại diện lãnh đạo ISO bổ sung vào hệ thống chất lượng ISO kịp thời để đáp ứng yêu cầu của chất lượng hệ thống ISO. Cụ thể: Hiện nay có quá nhiều sự thay đổi về chính sách thuế, áp dụng từ ngày 01/7/2013 và một số văn bản pháp luật có hiệu lực từ ngày 01/01/2014. Đặc biệc Quy trình quản lý hộ kinh doanh cá thể.

Với một vài suy nghĩ trên, chúng ta đã xây dựng và vận hành hệ thống chất lượng ISO vào công tác quản lý thuế thì cần phải bổ sung, hoàn thiện kịp thời những vấn đề mới phát sinh, hoặc những vấn đã thay đổi để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế trong giai đoạn hiện nay./.

Nguyễn Tấn Phú- CCT huyện Núi Thành

CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC PHẢI ÁP DỤNG ISO

Các cơ quan phải xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng gồm: bộ, cơ quan ngang bộ, Bảo hiểm Xã hội Việt Nam; UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.

Thủ tướng Chính phủ vừa ký Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Các cơ quan, đơn vị được khuyến khích xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng gồm: cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Ngân hàng Chính sách Xã hội, Ngân hàng Phát triển Việt Nam; UBND xã, phường, thị trấn; đơn vị sự nghiệp công lập. 

Theo đó, việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phải theo ba yêu cầu: Xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng đối với các hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân. Bảo đảm sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. 

Việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện theo 4 bước cơ bản: Xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng; Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng; Công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008; Duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng. 

Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh rà soát tình hình thực hiện, lập, sửa đổi, bổ sung và phê duyệt kế hoạch triển khai, dự trù kinh phí để thực hiện các hoạt động: Tư vấn, xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị thuộc bộ, ngành, địa phương; tuyên truyền, đào tạo; kiểm tra (tối thiểu một năm một lần) đối với việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị thuộc bộ, ngành, địa phương; thuê tổ chức chứng nhận (nếu cần) để phối hợp kiểm tra và các hoạt động khác có liên quan. 

Tại Điều 13, Quyết định nêu rõ 7 nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN). Bộ KH&CN ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn thực hiện Quyết định này. Cùng với đó, Bộ KH&CN có nhiệm vụ quy định cụ thể về điều kiện hoạt động của tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận, chuyên gia đánh giá; thủ tục cấp đình chỉ, thu hồi Giấy xác nhận, Thẻ chuyên gia tư vấn, Thẻ chuyên gia tư vấn độc lập… Đồng thời, Bộ KH&CN hướng dẫn đơn vị chủ trì kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008…

CHIA SẺ KINH NGHIỆM: ÁP DỤNG ISO 9000 TRONG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ra đời năm 1987 đến nay đã được soát xét 03 lần vào năm 1994, năm 2000 và năm 2008. Hiện nay phiên bản mới nhất là Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2008.Từ năm 1987 đến nay, Bộ ISO 9000 đã được cả thế giới công nhận và áp dụng rộng rãi.  Việc áp dụng ISO 9001 đã mang lại hiệu quả cho một số doanh nghiệp. Tại sao lại chỉ có một số? Một số là bao nhiêu? Nói chung đến giờ này chưa có sự thống kê chính xác.

Tham khảo một số bài báo đã đăng tải gần đây, người ta cho rằng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng ISO 9001 một cách hình thức.Nhiều doanh nghiệp đã được chứng nhận ISO 9000 nhưng lãnh đạo cấp cao lại hiểu không đúng hoàn toàn về ISO 9000, do đó không cam kết hỗ trợ để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý sau khi chứng nhận. Ngược lại, một số doanh nghiệp khác lại rất thành công trong việc áp dụng ISO 9001, nhiều Giám đốc đã từng nói "áp dụng ISO 9000 thấy mà ghiền", họ luôn đeo đuổi và cải tiến hệ thống quản lý sau chứng nhận và đã gặt hái rất nhiều thành công cũng như hạn chế các rủi ro xảy đến với doanh nghiệp.

Vậy thì đối với hoàn cảnh hiện nay, ISO 9000 thực sự phù hợp hay không phù hợp với các doanh nghiệp & Trường học tại Việt Nam. Với một ít kinh nghiệm tư vấn hơn 180 Tổ chức, cũng như tham gia tư vấn nhiều loại hệ thống quản lý khác nhau (ISO 9001, ISO 14001, GMP, HACCP, SA8000, Malcolm Badrige, Balanced Scorecard, v.v.) và nghiên cứu các tổ chức đã thành công qua việc áp dụng ISO 9000, chúng tôi xin chia sẻ một số thông tin sau:

Nếu Tổ chức áp dụng ISO 9001 với mục đích duy nhất là đạt được chứng nhận thì tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ không đem lại lợi ích gì cho Tổ chức mà ngược lại chỉ đem lại sự phiền toái trong hoạt động hằng ngày. Bởi lẽ, Tổ chức đó đang làm nô lệ cho ISO 9001:2000, họ buộc phải thực hiện những điều mà họ chẳng hiểu giúp ích gì cho họ, ngoài việc phải đối phó để giữ được giấy chứng nhận. Thật là cực kỳ lãng phí tiền của, công sức, thời gian…của Tổ chức, nói chung đó là vấn đề lãng phí nguồn lực, đây là điều tối kỵ trong quản lý.

Nếu Tổ chức áp dụng ISO 9001:2000 với mục đích để cải tiến, đổi mới hoạt động quản lý thì tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ trở thành một trong số các công cụ cải tiến mang lại lợi ích cho Tổ chức (hiện nay trên thế giới có rất nhiều công cụ để phục vụ mục đích cải tiến và đổi mới hoạt động quản lý). Có rất nhiều phương cách, nhiều con đường để xây dựng hệ thống Quản lý Chất lượng theo ISO 9001 đem lại lợi ích cho Tổ chức. Trong giới hạn bài này, chúng tôi chỉ nêu ra một số vấn đề mà chúng tôi đã thu nhận được trong thực tế để chia sẻ.

1. Sự cam kết nhất trí xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của mọi người trong Trường học (từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên)

Để thay đổi một thói quen cũ bằng một thói quen mới tốt hơn, bao giờ cũng xảy ra sự kháng cự trong Trường học hoặc trong bản thân con người chúng ta. Vì vậy khi thực hiện ISO 9000 cũng thế, chắc chắn xảy ra sự kháng cự, do đó đòi hỏi phải có sự cam kết thực hiện của mọi người để hướng dẫn, lôi kéo các phần tử kháng cự áp dụng theo. Khi bắt đầu thực hiện ISO 9000 tương tự như ta bắt đầu đẩy một chiếc xe đang nằm yên, lúc này muốn xe chuyển động chúng ta phải sử dụng một lực đẩy rất mạnh (tức là sự cam kết nhất trí của mọi người), đến khi xe lăn bánh rồi, chiếc xe sẽ có quán tính, lực đẩy không cần lớn như ban đầu, chỉ cần lực đẩy vừa phải và ổn định (giám sát, cải tiến). Thói quen mới hình thành và mang lại nhiều lợi ích cho Trường học.

Tuy nhiên, thực tế không dễ dàng như vậy, phần tử kháng cự sẽ không bao giờ đứng bên lề để mọi thành viên trong Trường học đẩy chiếc xe đang đứng yên, mà phần lớn họ sẽ gây cản trở. Lúc này chúng ta hãy tưởng tượng như dưới bánh xe có ai đó đã chèn các cục chêm khiến cho lực đẩy của xe phải lớn lên để thắng cho được lực cản. Một điều chúng ta cần lưu ý, cục chêm này sẽ lớn dần lên tương ứng với chức vụ của người kháng cự. Do đó cấp càng cao không cam kết chắc chắn chương trình sẽ thất bại.Cực chậm

2. Chính sách chất lượng & Mục tiêu chất lượng

Trong tiêu chuẩn ISO 9001 có yêu cầu Trường học phải thiết lập Chính sách Chất lượng (điều 5.3) và các Mục tiêu Chất lượng (5.4.1). Vấn đề ở đây không phải chỉ là thiết lập mà chính là mọi thành viên trong Trường học hãy cố gắng tập trung mọi nỗ lực để thực hiện được Mục tiêu Chất lượng và Chính sách Chất lượng mà lãnh đạo cao nhất đã lập ra. Để thực hiện, có một số gợi ý sau:

Ban lãnh đạo cùng với Trưởng phó các bộ phận hãy tiến hành phân tích các điểm mạnh, điểm yếu (các yếu tố bên trong Trường học) và các cơ hội, đe dọa (các yếu tố môi trường bên ngoài) để nhìn thấy được toàn cảnh của Trường học. Đây chính là công cụ SWOT (* ) rất hữu dụng.

Từ bảng phân tích SWOT, hãy xác định các chiến lược mà Trường học phải thực hiện để tồn tại và phát triển.

Từ chiến lược, Trường học xác định các mục tiêu định lượng của cấp Lãnh đạo để thực hiện chiến lược. Các mục tiêu nên bao gồm :

- Mục tiêu tài chính
- Mục tiêu thoả mãn xã hội ( học viên, phụ huynh, các tổ chức tuyển dụng học viên tốt nghiệp, các cơ quan quản lý cấp trên, …)
- Mục tiêu về chất lượng học viên tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu, kiến thức, …
- Mục tiêu về các hoạt động và các quá trình nội bộ trong Trường học (chất lượng dạy và học, tuyển sinh, môi trường học tập, hoạt động nghiên cứu khoa học, …).
- Mục tiêu về kết quả hoạt động của nhà cung cấp (nhà cung cấp trang thiết bị, dụng cụ học tập, các cán bộ thỉnh giảng, …)
- Mục tiêu phát triển và thỏa mãn cán bộ, nhân viên

Từ mục tiêu cấp Lãnh đạo, các bộ phận xác định mục tiêu cấp bộ phận. Đây chính là các mục tiêu mà các bộ phận phải thực hiện, dẫn đến thực hiện được mục tiêu cấp Lãnh đạo, thực hiện được chiến lược, giúp cho Trường học tồn tại và phát triển. Nếu chúng ta làm như thế, sẽ tránh được các khó khăn khi lập mục tiêu chất lượng, tránh hiện tượng xây dựng mục tiêu chất lượng mang tính hình thức, đối phó với việc chứng nhận không đem lại lợi ích thiết thực cho Trường học. Xây dựng mục tiêu chiến lược mang tính hình thức dẫn đến mọi thành viên cảm thấy hệ thống Quản lý chất lượng sau một thời gian áp dụng không phát huy hiệu quả, hậu quả là mọi người nản chí, không cam kết thực hiện, thế là rơi vào lãng phí.

3. Phạm vi hệ thống và nhận diện các điều khoản ISO 9001

Trong một Trường học có rất nhiều phòng ban chức năng và các khoa hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng giáo dục và đào tạo.Vậy khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, các trường học cố gắng đưa tất cả các phòng, khoa vào phạm vi xây dựng hệ thống Quản lý Chất lượng, sẽ dẫn đến việc áp dụng đồng bộ và hiệu quả. Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, các cán bộ trong Trường học cần chú ý nhận diện các hoạt động của các khoa - phòng tương ứng với các điều khoản nào trong ISO 9001. Việc nhận diện chính xác & rõ ràng sẽ hỗ trợ qúa trình thiết kế hệ thống quản lý chất lượng hiệu qủa & phù hợp với yêu cầu của ISO9001:2000. (Tiêu chuẩn ISO 9001 áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, tuy nhiên các thuật ngữ & các điều khoản nêu trong ISO 9001 rất dễ hiểu đối với loại hình sản xuất và tương đối khó khăn đối với loại hình dịch vụ, đặc biệt là đối với Trường học)

4. Hệ thống tài liệu

Trong quá trình xây dựng thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống Quản lý Chất lượng, các Trường học phải mô tả hệ thống quản lý của mình dưới dạng văn bản. Đây cũng là một vấn đề gây khó khăn không nhỏ. Để có được một hệ thống tài liệu có hiệu lực, chúng ta hãy tập trung vào các điểm kiểm soát. Điểm kiểm soát phải rõ ràng để nhân viên biết được hoạt động của họ thế nào là phù hợp, thế nào là không phù hợp. Từ đó mọi người phải cam kết tuân thủ theo các điểm kiểm soát này thể hiện qua các hoạt động hàng ngày trong Trường học.

Chúng ta hãy hình dung một vấn đề khá đơn giản trong đời sống, ví dụ khi giao thông trên đường, gặp tín hiệu đèn đỏ tại các giao lộ chúng ta phải ngừng xe lại đúng vạch quy định, đó chính là điểm kiểm soát. Nếu chúng ta vượt đèn đỏ (công việc không phù hợp), thì chúng ta phải chấn chỉnh và khắc phục ngay, mặc dù tại thời điểm đó chưa chắc đã xảy ra tai nạn (chưa xảy ra hậu quả). Ngược lại, nếu chúng ta vẫn cứ tiếp tục vượt đèn đỏ, không tuân thủ đúng quy định thì sẽ có lúc gây ra hậu quả đáng tiếc mà ta không thể có cơ hội để sửa chữa được nữa. Điều này cũng xảy ra tương tự như trong quá trình áp dụng và thực hiện tài liệu của hệ thống quản lý. Chính các điểm kiểm soát được quy định trong tài liệu và các công cụ đánh giá nội bộ (8.2.2 ISO 9001), giám sát quá trình (8.2.3 ISO 9001), cải tiến liên tục ( 8.5.1 ISO 9001), hành động khắc phục phòng ngừa (8.5.2 - 8.5.3 ISO 9001), xem xét của lãnh đạo (5.6 ISO 9001), v.v. sẽ giúp chúng ta kịp thời phát hiện các công việc không phù hợp do con người gây ra trước khi chúng gây ra hậu quả cho công đoạn kế tiếp hoặc khách hàng.

5. Cải tiến các hoạt động trong Trường học bằng cách nâng cao giá trị lợi ích cho khách hàng

Sau khi đã mô tả các hoạt động trong Trường học dưới dạng văn bản (quy trình / thủ tục / hướng dẫn công việc) với đầy đủ các điểm kiểm soát như đã đề cập ở phần 4, chúng ta cần phải cẩn thận chú ý rằng các tài liệu này mới chỉ được viết ra trên quan điểm của người thực hiện, do đó chúng cần phải được kiểm nghiệm lại trên thực tế xảy ra như thế nào? Để thực hiện việc kiểm nghiệm này, xin chia sẻ một phương pháp khá đơn giản và rất dễ thực hiện như sau:

Hãy đóng vai là một công việc hoặc là một học viên, hoặc một tổ chức sử dụng dịch vụ của nhà trường sẽ được các cán bộ, nhân viên trong Trường học phục vụ một cách thực tế như thế nào tại hiện trường thông qua các bước công việc đã được mô tả trong quy trình của một hoạt động nào đó trong Trường học ? Chúng ta có thể sẽ thấy một số điều khá thú vị xảy ra trong thực tế so với những gì được mô tả trong quy trình.

Cần cải tiến lại các bước làm việc trong quy trình bằng cách nâng cao giá trị lợi ích cho khách hàng (loại bỏ hoặc giảm bớt các bước công việc lãng phí không tạo ra giá trị). Các bước tạo giá trị cho khách hàng thường tuân theo 3 nguyên tắc sau :

o Bước công việc khách hàng quan tâm
o Bước công việc làm thay đổi tính chất của sự vật
o Bước công việc bắt buộc phải làm đúng ngay từ đầu
Trên đây là một số ý kiến nhỏ bé xin được chia sẻ cùng với Quý
Trường học. Chúc các Trường thành công & phát triển bền vững!

Ghi chú:
(*) SWOT
- S = strength : điểm mạnh
- W = Weakness : điểm yếu
- O = opportunity : cơ hội
- T = threat : đe doạ


http://qlcl.edu.vn/html/14/detail/3/tieu-chuan-iso-trong-giao-duc.htm

QUÁ TRÌNH vs QUI TRÌNH

Tiêu chuẩn ISO 9000 định nghĩa:

- Quá Trình (process) là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra

- Qui trình/ Thủ Tục (procedure) là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quá trình.

Như vậy, Quá trình mô tả rõ quan hệ đầu ra-đầu vào và sự tương tác/tương quan giữa các hoạt động.

Còn quy trình thông thường chỉ mô tả: trình tự các bước được quy định để thực hiện công việc nào đó (thường mô tả rõ ai làm việc gì, dùng cái gì để làm, và phải làm như thế nào) nhưng hầu hết là không nói rõ là biến đổi cái gì thành cái gì, tức là không nói rõ kết quả cần phải tạo ra là gì, như thế nào; và cũng không nói rõ là cần sử dụng những đầu vào nào, như thế nào...

Nếu hiểu đúng và dùng triệt để khái niệm quá trình và cách tiếp cận theo quá trình sẽ giúp kết nối các hoạt động trong công ty thành một hệ thống ăn khớp, thông suốt và dễ dàng phát hiện ra chỗ nào chưa ổn, chỗ nào là nút thắt cổ chai... Và nó giúp thể hiện rõ quan hệ Nhà cung cấp - Khách hàng, và sẽ khích lệ tìm hiểu yêu cầu của khách hàng (là người nhận và dùng kết quả công việc của mình để làm việc của họ) và cố gắng đáp ứng tốt hơn yêu cầu của họ.

Vậy muốn xây dựng tốt hệ thống quản lý chất lượng cần phải xác định đúng và đủ các quá trình. Việc này phải làm trước khi thiết lập qui trình/ thủ tục. Xác định được quá trình sẽ có cơ sở để xây dựng được qui trình/ thủ tục phù hợp.

NGUYÊN TẮC TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH

Một trong tám (8) nguyên tắc của quản lý chất lượng là nguyên tắc tiếp cận theo quá trình:

Theo Trần Minh Hoàng - QMS VN

TRIẾT LÝ CỦA TQM

VAI TRÒ CỦA ISO 9001 TRONG MÔ HÌNH TQM và MÔ HÌNH TQA

Theo Trần Minh Hoàng - QMS VN

CHIA SẺ KINH NGHIỆM: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐẠI VIỆT - KINH NGHIỆM THỰC TIỄN ÁP DỤNG ISO 9001:2008

CHIA SẺ KINH NGHIỆM:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐẠI VIỆT
KINH NGHIỆM THỰC TIỄN ÁP DỤNG ISO 9001:2008

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay là điều bình thường nếu doanh nghiệp muốn xây dựng lòng tin với khách hàng qua những bằng chứng về các biện pháp kiểm soát có hiệu quả đối với toàn bộ quá trình tạo sản phẩm, dịch vụ.

Điều này không quá khó đối với những doanh nghiệp có loại hình sản xuất hàng loạt, mẻ sản phẩm với khối lượng lớn, ví dụ sản xuất dược phẩm, dệt may, da giày… Thế nhưng, doanh nghiệp với loại hình sản xuất đơn chiếc hoặc loạt nhỏ như thi công công trình dân dụng, công nghiệp, cầu đường thì là vấn đề phải suy nghĩ, xây dựng hệ thống quản lý như thế nào để có thể áp dụng quản lý cho tất cả các công trình một cách tốt nhất, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý thể hiện qua mức chất lượng công trình, sự hài lòng của chủ đầu tư, khách hàng.

Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Xây dựng Đại Việt cũng đầy trăn trở khi quyết định áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động thiết kế, thi công công trình. Là một doanh nghiệp có nhiều khách hàng, chủ đầu tư trong và ngoài nước có uy tín và cả sự khó tính trong việc chọn lựa đơn vị thi công như: Nhà máy Thạch cao Boral Việt Nam - Nhà Bè, Nhà máy Ohnoseiko Việt Nam - KCN Long Hậu, Long An, Kho Dầu Nhớt BP Castrol - Nhà Bè… Chính vì vậy sự cân nhắc của công ty là điều dễ hiểu đó là tránh những lãng phí, thậm chí có thể gây trở ngại cho việc quản lý.

Kết quả khảo sát ban đầu cho thấy bên cạnh sự năng động của đội ngũ CBNV thì quyết tâm của lãnh đạo công ty là một yếu tố then chốt, ngoài những biện pháp quản lý đang tồn tại và có hiệu quả (như kiểm soát quá trình thi công, kết quả thiết kế…) cũng vẫn có những quá trình cần đặc biệt quan tâm (quản lý hồ sơ; đặc biệt hồ sơ liên quan đến công trình, kiểm soát thiết bị đo lường, quá trình điều động MMTB nội bộ phục vụ thi công…).

Sau 07 tháng, kể từ khi được đào tạo về nhận thức, công ty tiến hành xây dựng toàn bộ hệ thống tài liệu, tổ chức ban hành áp dụng, 02 lần đánh giá nội bộ cũng như việc soát xét toàn hệ thống, tiến hành khắc phục… cuối tháng 06/2013, công ty đã được tổ chức chứng nhận QUACERT thông báo HTQLCL của công ty tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008.

Thành quả này là một bằng chứng về ý thức trách nhiệm của đội ngũ CBNV, tinh thần cầu tiến của lãnh đạo công ty, tuy nhiên đây chỉ là kết quả ban đầu và công ty còn tiếp tục chặng đường duy trì hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý và để thay lời kết cho bản tin này, xin trích dẫn lời cam kết của lãnh đạo công ty thể hiện trong chính sách chất lượng:

“Con người chất lượng - Tạo công trình chất lượng - Xây cho ngày mai - Xây cho muôn đời sau”.

http://www.thanhnien.com.vn/pages/20131119/chuong-trinh-nang-suat-quoc-gia-kinh-nghiem-thuc-tien-ap-dung-iso-9001-2008.aspx

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG ISO 9001

Bộ tiêu chuẩn ISO9001 được thiết lập vào năm 1987 với 20 điều khoản đầu tiên. Đến nay, bộ tiêu chuẩn được cấu trúc lại với 5 điều khoản nhằm đạt được sự tương thích với bộ tiêu chuẩn về môi trường ISO14001. Bộ tiêu chuẩn ISO9001 đã trải qua 3 lần thay đổi. Đợt chỉnh sửa đầu tiên vào năm 1994, đợt chỉnh sửa kế tiếp vào năm 2000 và phiên bản cuối cùng ra đời năm 2008.

Phiên bản ISO 9001 từ năm 2000 trở về sau là sự kết hợp giữa khoa học quản lý, các lý thuyết hiện đại về kinh tế kết hợp với thực tiễn quản lý kinh tế, quản lý chất lượng trên thế giới.

Bộ tiêu chuẩn ISO9001 bao gồm 5 nhóm yêu cầu chung cho hệ thống:

1- Hệ thống QLCL

2- Trách nhiệm lãnh đạo

3- Quản lý nguồn lực

4- Tạo sản phẩm

5- Đo lường, phân tích và cải tiến

Đặc điểm của hệ thống ISO9001 là hệ thống tài liệu được chuẩn hóa từ các hoạt động của một tổ chức. Nếu như đối với phiên bản năm 1994, tư tưởng chủ đạo của tiêu chuẩn ISO có vẻ rất đơn giản: nói những gì bạn làm, làm những gì bạn nói, ghi lại những gì bạn đã làm, kiểm tra lại kết quả và hành động khi có sự khác biệt. thì với phiên bản năm 2000, hệ thống tài liệu chỉ bắt buộc văn bản hóa 6 hoạt động sau:

- Kiểm soát tài liệu (4.2.3)

- Kiểm soát hồ sơ (4.2.4)

- Đánh giá nội bộ (8.2.2)

- Kiểm soát các sản phẩm/ dịch vụ không phù hợp (8.3)

- Hành động khắc phục (8.5.2)

- Hành động phòng ngừa (8.5.3)

Chính vì thế, phiên bản mới không yêu cầu tổ chức phải viết ra những gì mình thực hiện mà quan tâm đến sự hiểu biết của người vận hành. Do vậy, mức độ chi tiết & cụ thể hóa hệ thống văn bản được thực hiện tùy theo trình độ chuyên môn và quản lý của từng tổ chức.

Hệ thống tài liệu của tiêu chuẩn ISO9001 bao gồm 04 mức độ như sau:

Những công đoạn cần phải thực hiện khi triển khai áp dụng hệ thống QLCL theo ISO 9001 như sau:

1.    Thiết lập nhóm chuyên trách

2.    Đánh giá tình trạng hệ thống chất lượng hiện tại

3.    Lên kế hoạch thực hiện việc tài liệu hóa hệ thống

4.    Hướng dẫn cho toàn bộ nhân viên biết kiến thức cơ bản về hệ thống QLCL & cụ thể là hệ thống ISO9001.

5.    Thiết lập hệ thống tài liệu

6.    Kiểm soát tài liệu

7.    Kiểm tra quá trình thực hiện 

   

   Theo Nguyễn Bích Châu - Đại Học Quôc Gia HN

QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI & VIỆC TRIỂN KHAI ISO 9001

Khi triển khai áp dụng Hệ thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001, tố chức/ doanh nghiệp phải quan tâm đến sự tác động bởi ba yếu tố sau:

(1) Yếu tố Tổ chức – quản lý

(2) Yếu tố Quản lý sự thay đổi

(3) Yếu tố tác động của môi trường

Về quản lý sự thay đổi trong tổ chức

Người ta  phân chia sự thay đổi trong một tổ chức thành hai loại thay đổi chính: thay đổi triệt để và thay đổi dần dần. Về cách thực hiện những thayđổi này, các nhà khoa học thành 2 loại: thay đổi phản ứng lại và thay đổi đón đầu.

Thay đổi phản ứng lại diễn ra khi một tổ chức bị buộc phải thay đổi nhằm đáp ứng lại một vài sự kiện diễn ra trong môi trường bên trong và bên ngoài. Những thay đổi chiến lược của các đối thủ cạnh tranh hay những khám phá công nghệ và khoa học mới là các ví dụ về các tác động của môi trường khiến tổ chức thực hiện những thay đổi phản ứng lại. Thay đổi phản ứng lại có thể được thực hiện dần dần hoặc là triệt để. Nếu tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường mà không phải thực hiện những định hướng lại mang tính quan trọng trong chiến lược và các giá trị, thì thay đổi sẽ diễn ra theo cách phản ứng lại và dần dần. Đôi khi, những sự thay đổi phản ứng lại tạo nên một thiết kế tổ chức mới. Để đáp ứng lại một cuộc khủng hoảng, những nhà lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá lại cách tiếp cận của họ và quyết định những thay đổi cơ bản.

Thay đổi đón đầu xuất hiện khi các nhà quản trị thực hiện những thay đổi tổ chức nhằm đón trước những sự kiện sắp xảy ra hoặc khi tổ chức bước vào chu kỳ đầu của một xu hướng mới. Các tổ chức vận hành tốt luôn tìm kiếm cách tốt hơn để thực hiện công việc nhằm luôn giữ vị trí dẫn đầu trong cạnh tranh. Họ thường thực hiện những cải thiện về công nghệ, và thiết lập những tiêu chuẩn mới để gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Sự thay đổi sẽ khiến các thành viên trong tổ chức phản ứng lại. Vì vậy, để quản trị sự thay đổi có hiệu quả, nhà quản lý cần quan tâm đến những yếu tố sau:

1- Tính tự chịu trách nhiệm của nhân viên

2- Vấn đề truyền thông

3- Sự tham gia của tất cả mọi người

4- Sự cảm thông

5- Sự động viên nhân viên thực hiện.

Theo Nguyễn Bích Châu – Đại học Quốc Gia HN

CÁC KHÓ KHĂN TRONG VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001

Theo Trần Minh Hoàng - QMSVN

NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG THÀNH CÔNG ISO 9000

• Lãnh đạo doanh nghiệp: cam kết và quyết tâm của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9000.

• Yếu tố con người: sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi thành viên trong công ty đối với ISO 9000 và việc áp dụng giữ vai trò quyết định.

• Trình độ công nghệ thiết bị: Trình độ công nghệ thiết bị không đóng một vai trò quan trọng trong việc áp dụng ISO 9000 vì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp không kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và trình độ thiết bị công nghệ. Tất nhiên đối với các doanh nghiệp mà trình độ công nghệ thiết bị hiện đại hơn thì việc áp dụng ISO 9000 sẽ được hoàn tất một cách nhanh chóng và đơn giản hơn.

• Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc phải thực hiện trong quá trình áp dụng càng nhiều.

• Chuyên gia tư vấn có khả năng và kinh nghiệm: Ðây không phải là một điều kiện bắt buộc nhưng nó lại đóng vai trò quan trọng đối với mức độ thành công trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tại các tổ chức, công ty.

Theo Trần Minh Hoàng - QMSVN 

NHỮNG LỢI ÍCH CỦA DOANH NGHIỆP KHI ÁP DỤNG ISO 9001

1. Làm tăng thêm sự hài lòng và lòng tin của khách hàng vì vậy giữ được khách hàng.

2. Tăng doanh thu và thị phần bằng việc đáp ứng nhanh và linh hoạt đối với những nhu cầu của khách hàng.

3. Nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh bằng việc sắp xếp hợp lý và phối hợp các quy trình sản xuất kinh doanh, sử dụng hợp lý các nguồn lực, vì vậy rút ngắn được thời gian sản xuất, tiết kiệm chi phí.

4. Gia tăng uy tín và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

5. Sự nhất quán trong việc cung cấp sản phẩm, dich vụ, sư hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp tạo được sự tín nhiệm của các khách hàng và các đối tác.

6. Các quy trình lập kế hoạch, quy trình quản lý và quy trình trao đổi thông tin, liên lạc được cải tiến ngày càng hoàn hảo.

Trần Minh Hoàng - QMSVN
http://qms.com.vn